PRISM Project Management 5.1

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Contracts Package

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El Status de Contratos en Tiempo Real ahorra Tiempo, dinero y mantiene el Proyecto dentro del Programa y del Presupuesto.

El intercambio de bienes y servicios se puede acordar con un contrato o una orden de compra, dependiendo de la ubicación del lugar de trabajo. Una orden de compra se caracteriza por los bienes y servicios que son fabricados fuera de la obra. 

El vendedor no requiere pasar tiempo en la obra, constatar las condiciones de ella o proveer servicios de construcción o administración.Por otro lado, en un contrato,el contratista será requerido para trabajar en terreno, llevar a sus empleados a la faena y efectuar el trabajo contratado. En este escenario los requerimientos operacionales tales como: seguridad, relaciones laborales, reglas del lugar y coordinación requieren ser administrados.

Esta complejidad adicional requiere que los contratos sean preparados y administrados en forma distinta a las órdenes de compra. El problema radica en encontrar una solución que lidie con las necesidades especiales de un contrato, además de proveer de un método para controlar los costos del proyecto. El Módulo de Contratos de PRISM ofrece una solución. Brinda un proceso económico y fácil de aplicar para ingresar los compromisos de costos de proyectos por contrato y al mismo tiempo dirige los requerimientos operacionales especiales por cada acuerdo contractual. La solución abarca todas las áreas. El Paquete de Contratos consta de dos módulos individuales: Administración de Contratos e Informes de Terreno. Cada uno de ellos será descrito a continuación.

Módulo de Administración de Contratos.

El Módulo de Administración de Contratos es una base de datos para la elaboración y seguimiento de contratos. Es utilizado para planificar y monitorear el proceso de licitación y comprometer y pagar ítems de contrato agrupados en cuentas de control de costos. Los contratos se integran con los Módulos de Costos y Avance, Equipos de Capital, Avances de Ingeniería, Informes de Terreno y Administración de Materiales. Cada orden de cambio es ingresada por ítem de contrato y se asigna cuenta de control de costos para ello. 

Las funciones del módulo y el diagrama de flujo del proceso de contratación se ilustra en la figura 1, a continuación. La pantalla principal (Fig 2). permite identificar rápidamente: el costo del contrato, los cambios a éste (aprobados y pendientes) los estados de pago recibidos, los montos pagados (retenciones), el avance físico y financiero a la fecha, fechas contractuales, etc. Todo lo anterior, para efectuar un control proactivo y eficaz sobre el proyecto. 

Concepto Modular

PRISM Project Manager ha sido desarrollado utilizando un concepto modular. Diez módulos son agrupados en 4 áreas funcionales para controlar y administrar: costos, avance de ingeniería y documentos, adquisiciones y materiales y contratos. Cada módulo puede ser utilizado en forma independiente y no requiere de los otros para funcionar. Sin embargo, cuando se utiliza en conjunto, crea una completa integración de datos en un solo software. Una sola fuente de ingreso de datos equivale a un ahorro significativo de recursos humanos y sobretodo asegura la integridad de los datos. Todos los usuarios pueden utilizar todos los datos del proyecto.

Características y Beneficios

  • Prepara y emite invitaciones a propuesta de contratos). 
  • Asigna revisores y aprobadores para: listado de proponentes, adjudicación de contrato, pago y cambios. 
  • Mantiene una base de datos maestra actualizada de contratistas y utiliza palabras clave para ubicar rápidamente registros en la base de datos. 
  • Prepara términos y condiciones contractuales. 
  • Crea conjuntos de eventos de la licitación a seguir para la programación de licitaciones de contratos. 
  • Ayuda a programar y a monitorear los hitos de un contrato. 
  • Administra el proceso de licitación hasta la adjudicación del contrato. 
  • Mantiene un listado de compromisos y pagos (por ítem contractual) asignado a una cuenta de control de costos.
  • Mantiene una evaluación de rendimiento (12 características evaluadas) de cada contratista. 
  • Permite intercambio (importación / exportación) de información para efectuar los pagos en su ERP corporativo. 

¿Cómo se diferencia el Administrador de Contratos de Prism de sus competidores?

  • Es flexible, fácil de usar y mantener. 
    Proporciona funciones de licitación y administración de contratos.
  • Está vinculado con actividades de programa, cuentas de control, documentos de ingeniería, requisiciones y datos recibidos disponibles en otros módulos.
  • Proporciona una función de planificación de contratos.
  • Informes Standard y programados por el usuario.
  • Excelente capacidad de importación y exportación (Excel, Acces, Foxpro, Lotus, ASCII)

 

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